Khi tư vấn sản phẩm, thiết bị, nội thất và dịch vụ doanh nghiệp cho khách hàng ngành công nghệ, chúng tôi nhận thấy nhiều công ty bỏ quên một việc tưởng nhỏ: vệ sinh văn phòng định kỳ. Một công ty phần mềm ở quận 7 từng quên việc này suốt nhiều tháng. Đối tác nước ngoài ghé ký hợp đồng đúng hôm đó.
Sàn nhà bám bụi, góc bếp thùng rác bốc mùi nhẹ. Đội kỹ thuật giỏi, sản phẩm ổn định, hợp đồng vẫn ký được. Nhưng ấn tượng đầu tiên thì mất điểm oan uổng.
Không ai trong công ty đó lười biếng cả. Chỉ là chưa ai xem dọn dẹp là việc cần ưu tiên. Mãi đến khi có người nhắc khéo sau cuộc họp, công ty mới giật mình.
Khi phòng IT sạch bóng nhưng sảnh tiếp khách lại bụi bặm
Công ty công nghệ thường rất kỹ với server. Máy chủ được lau bụi đều đặn. Phòng lạnh giữ nhiệt độ ổn định suốt ngày.
Nhưng khu vực tiếp khách, bàn làm việc chung, nhà vệ sinh thì ít ai để tâm. Lý do khá dễ hiểu. Đội ngũ dồn hết sức cho chuyên môn: code, sản phẩm, khách hàng.
Việc lau dọn bị đẩy xuống cuối danh sách. Ai rảnh thì làm, không rảnh thì thôi.
Khách đến văn phòng sẽ đánh giá qua thứ họ nhìn thấy trước. Bàn ngổn ngang, kính cửa mờ vân tay, đó không phải chi tiết nhỏ. Với công ty bán giải pháp công nghệ, sự cẩu thả này rất dễ gây nghi ngờ.
Đối tác có thể tự hỏi: sản phẩm có được chăm chút kỹ như lời quảng cáo không? Một khách hàng của chúng tôi từng bị hỏi thẳng câu đó, ngay giữa buổi demo phần mềm.
Có một mẹo nhỏ bên mình hay áp dụng khi tư vấn khách hàng. Trước ngày có đối tác quan trọng ghé thăm, nên sắp lịch dọn dẹp sớm hơn bình thường một ngày. Không nên để sát giờ, vì mùi hoá chất tẩy rửa cần thời gian bay bớt.
Nhiều công ty làm ngược lại, dọn ngay sáng hôm đó cho “mới tinh”. Kết quả là phòng họp nồng mùi tẩy rửa. Khách vừa vào đã phải mở cửa sổ. Chi tiết nhỏ này ít ai để ý, nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận đầu tiên.
Cách xử lý không khó. Chỉ cần chọn đúng dịch vụ vệ sinh văn phòng, làm theo lịch cố định. Không cần tuyển thêm người dọn dẹp riêng.
Cũng không cần ai trong đội ngũ kiêm nhiệm việc này. Vấn đề chỉ là chọn đơn vị nào, tần suất bao nhiêu cho hợp lý. Phần sau, chúng tôi chia sẻ vài tiêu chí bên mình đã đúc kết qua nhiều lần tư vấn cho khách hàng ngành công nghệ.
Bí quyết chọn dịch vụ vệ sinh văn phòng không phải công ty tech nào cũng biết
Không phải đơn vị vệ sinh nào cũng hợp văn phòng công nghệ. Khác xưởng sản xuất hay showroom, văn phòng tech có nhiều máy tính, ổ cứng, tài liệu nhạy cảm. Người vào lau dọn cần hiểu ranh giới.
Lau bàn được, nhưng không đụng dây cáp. Không tắt màn hình đang chạy job. Không tự ý di chuyển thiết bị.
Nghe đơn giản, nhưng chúng tôi từng gặp một ca dở khóc dở cười. Nhân viên vệ sinh vô tình rút nhầm dây nguồn ổ cứng gắn ngoài. Cả nhóm dev mất nguyên buổi chiều khôi phục dữ liệu.
Từ đó, bên mình rút ra vài tiêu chí đáng cân nhắc:
- Có kinh nghiệm làm ở văn phòng công nghệ hoặc nơi nhiều thiết bị điện tử, không chỉ quen dọn nhà hàng, showroom.
- Ký cam kết bảo mật rõ ràng, nhất là khi công ty có phòng server riêng.
- Lịch làm linh hoạt, có thể dọn ngoài giờ hành chính hoặc cuối tuần.
Tư vấn sản phẩm, thiết bị, nội thất và dịch vụ doanh nghiệp đi kèm
Nếu công ty bạn có thêm kho hàng hoặc xưởng lắp ráp thiết bị, tiêu chí chọn đơn vị sẽ khắt khe hơn một chút. Khối lượng công việc và rủi ro an toàn ở đó khác hẳn văn phòng thường. Bên mình có bài tổng hợp riêng về tiêu chí chọn công ty vệ sinh công nghiệp uy tín. Bạn có thể xem thêm nếu cần cho khu vực sản xuất.
Về bảo mật thiết bị, bên mình hay gợi ý khách hàng lắp thêm camera giám sát khu vực máy chủ hoặc kho thiết bị. Không phải để nghi ngờ đơn vị vệ sinh. Mà để cả hai bên yên tâm hơn khi có người ra vào ngoài giờ. Ai quan tâm phần này có thể xem thêm giải pháp giám sát bằng camera cho khu vực làm việc bên mình từng chia sẻ.
Về tần suất, văn phòng tech quy mô 20-50 người thường chọn lịch 3 buổi mỗi tuần. Mỗi buổi khoảng 2 tiếng, tập trung sảnh, bếp, nhà vệ sinh và lau kính. Giá tham khảo ở TP.HCM dao động 3-5 triệu đồng một tháng, tuỳ diện tích và tần suất.
Vệ sinh thảm hay kính mặt ngoài toà nhà thường tính riêng theo đợt. Con số này không cố định. Nhưng đủ để bạn ước lượng ngân sách trước khi ngồi báo giá.
Một mẹo khác bên mình hay khuyên khách hàng mới: đừng ký hợp đồng dài hạn ngay từ đầu. Hãy thử dịch vụ 1 tháng trước, xem chất lượng có ổn định không. Có đơn vị làm rất tốt buổi đầu để lấy lòng khách.
Nhưng sau vài tuần lại cử người khác tới, chất lượng giảm hẳn. Thử trước 1 tháng giúp bên bạn phát hiện sớm vấn đề này. Nếu ổn, ký hợp đồng theo quý hoặc theo năm cũng chưa muộn.
Con số biết nói: thuê ngoài vệ sinh định kỳ tiết kiệm được gì
Một khách hàng của chúng tôi làm gia công phần mềm, khoảng 35 người. Trước đây, nhân viên hành chính kiêm luôn việc dọn dẹp mỗi sáng. Nghe có vẻ tiết kiệm.
Nhưng tính ra bạn ấy mất gần một tiếng mỗi ngày cho việc lau bàn, đổ rác, quét sàn. Thời gian đó đáng lẽ dùng để đặt vé công tác hay xử lý hợp đồng.
Sau khi chuyển sang thuê ngoài, công ty rảnh tay hẳn. Bạn hành chính cũng có thời gian làm đúng việc chuyên môn.
Cái lợi đầu tiên là thời gian. Nhưng lợi ích thứ hai mới đáng nói: hình ảnh công ty trong mắt khách hàng. Với công ty tech, sự chuyên nghiệp không chỉ nằm ở văn phòng sạch khi khách ghé thăm.
Nó còn nằm ở những kênh khách nhìn thấy trước cả khi bước vào cửa, ví dụ website giới thiệu dịch vụ. Một công ty bán thiết bị hay giải pháp mà website xộc xệch, không có mục đặt hàng rõ ràng. Chuyện đó cũng mất điểm y như văn phòng bừa bộn vậy.
Nếu bên bạn đang cần làm web bán hàng online, đây cũng là lúc nên chỉn chu văn phòng song song. Khách hàng đánh giá công ty qua mọi điểm chạm, không riêng gì văn phòng.
Một điểm nữa ít công ty để ý: nhà cung cấp có chứng nhận hoặc quy trình chuẩn hoá thường làm việc bài bản hơn. Từ khâu đào tạo nhân viên tới an toàn hoá chất, mọi thứ đều có bài bản riêng.
Chuyện này không khác việc doanh nghiệp tech chọn đối tác có tiêu chuẩn rõ ràng cho các hạng mục khác. Bên mình từng viết về các đơn vị chứng nhận ISO uy tín tại Việt Nam. Bạn có thể xem thêm nếu công ty đang cần chuẩn hoá quy trình nội bộ nói chung.
Sai lầm khiến chi phí dịch vụ vệ sinh văn phòng đội lên
Một sai lầm khá phổ biến là chọn dịch vụ theo giá rẻ nhất. Nhiều công ty bỏ qua chất lượng hoá chất tẩy rửa. Văn phòng tech thường đóng kín, bật điều hoà cả ngày.
Nếu hoá chất nặng mùi hoặc chứa clo đậm đặc, nhân viên ngồi trong phòng kín sẽ khó chịu. Có người còn bị ảnh hưởng hô hấp nhẹ.
Khi làm việc với nhà cung cấp, bên mình luôn khuyên khách hỏi rõ loại hoá chất họ dùng. Ưu tiên dòng ít mùi, an toàn cho không gian kín. Chi phí có thể nhỉnh hơn khoảng 10-15% so với gói rẻ nhất. Đổi lại, nhân viên không phải mở cửa thông gió giữa mùa hè chỉ để bớt mùi hoá chất.
Ngoài tiết kiệm thời gian, một số khách hàng của chúng tôi còn để ý tới chuyện giữ đồ đạc bền hơn. Bàn ghế gỗ, kính, thảm văn phòng nếu không được vệ sinh đúng cách sẽ xuống cấp nhanh. Có công ty phải thay thảm sớm hơn dự kiến gần một năm.
Lý do chỉ vì không ai vệ sinh định kỳ, bụi bám sâu vào sợi thảm. Chi phí thay thảm mới cao hơn nhiều lần so với chi phí vệ sinh định kỳ trong cả năm đó. Đây là khoản tiết kiệm ít công ty tính tới khi so sánh giá dịch vụ.
Sạch sẽ định kỳ, chuyện nhỏ nhưng quyết định ấn tượng lớn
Chọn đúng dịch vụ vệ sinh văn phòng định kỳ không phải việc gì to tát. Nhưng đó là khoản đầu tư âm thầm, giúp công ty tech giữ hình ảnh chuyên nghiệp mỗi ngày. Không chỉ riêng những hôm có khách quan trọng ghé thăm.
Cái hay của việc thuê ngoài là công ty không phải lo tuyển người, quản ca kíp. Cũng không cần xử lý khi ai đó nghỉ đột xuất. Mọi thứ đã có đơn vị chuyên trách lo theo lịch cố định.
Nếu bên bạn đang cân nhắc, hãy bắt đầu bằng một buổi khảo sát thực tế tại văn phòng. Đừng chỉ báo giá qua điện thoại. Yêu cầu đơn vị liệt kê rõ hạng mục làm mỗi buổi và loại hoá chất sử dụng.
Nếu văn phòng có khu vực máy chủ, hỏi thêm cam kết bảo mật. Một buổi khảo sát 30 phút đổi lại nhiều tháng yên tâm. Đó là mức đầu tư hợp lý cho bất kỳ công ty tech nào muốn giữ hình ảnh chuyên nghiệp lâu dài.
Đây cũng là một phần trong loạt nội dung tư vấn sản phẩm, thiết bị, nội thất và dịch vụ doanh nghiệp mà chúng tôi liên tục cập nhật để hỗ trợ các công ty tech tại Việt Nam.