Anh Minh, CTO một startup fintech, nhắn tin nhờ chúng tôi tư vấn sản phẩm, thiết bị, nội thất và dịch vụ doanh nghiệp phù hợp cho đợt chuyển văn phòng sắp tới, cụ thể là dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Công ty anh vừa gọi vốn xong, phải chuyển sang văn phòng rộng gấp đôi trong ba tuần. Nghe tới cảnh tháo hơn 40 máy trạm với dăm chiếc máy chủ mini, anh đã thấy ngại.
Công ty tech mở rộng quy mô, nỗi lo thiết bị hư hỏng khi chuyển văn phòng
Câu chuyện của anh Minh không hiếm gặp. Nhiều công ty công nghệ ở Việt Nam đang lớn nhanh, đội ngũ tăng gấp đôi chỉ sau một năm gọi vốn. Văn phòng cũ hết chỗ để bàn, hết ổ cắm, hết cả chỗ đậu xe cho nhân viên mới. Chuyển đi là chuyện sớm muộn.
Vấn đề nằm ở chỗ, đồ đạc văn phòng tech không chỉ có bàn ghế. Một dàn máy chủ mini rơi nhẹ lúc khuân lên xe tải cũng đủ hỏng ổ cứng bên trong. Switch mạng tháo ẩu, cắm nhầm cổng lúc lắp lại, có khi mất nửa ngày mới dò ra lỗi. Chúng tôi từng nghe một trường hợp công ty tự thuê xe ba gác chở máy chủ. Kết quả là mất trắng dữ liệu một dự án chưa kịp sao lưu.
Một khách hàng khác từng kể với chúng tôi. Đợt chuyển văn phòng, công ty họ làm vào buổi tối để tiết kiệm chi phí thuê xe ban ngày. Ánh sáng yếu, người khuân vác làm rơi một chiếc máy trạm đồ hoạ đang mở nắp để bảo trì. Chi phí sửa bo mạch hơn 12 triệu đồng, chưa kể mất cả tuần chờ linh kiện thay thế.
Tự xoay xở tốn thời gian hơn nhiều người nghĩ
Ngoài rủi ro hỏng hóc, tự chuyển văn phòng còn kéo cả team ra khỏi công việc chính. Lập trình viên đi khuân bàn, tester đi dán nhãn thùng, tiến độ dự án vì thế chậm lại cả tuần. Đó là chưa kể phần dọn dẹp văn phòng mới trước khi dọn vào. Nhiều công ty còn phải thuê thêm đơn vị vệ sinh công nghiệp. Chúng tôi có bài tiêu chí chọn công ty vệ sinh công nghiệp uy tín nói khá kỹ phần này. Tiêu chí chọn cũng không khác nhiều so với chọn đơn vị chuyển văn phòng.
Chọn đúng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói giải quyết được cả hai nỗi lo này cùng lúc. Đơn vị chuyên nghiệp có quy trình đóng gói riêng cho thiết bị điện tử. Họ thường sắp lịch vào cuối tuần để không đụng giờ làm việc. Phần tiêu chí cụ thể để nhận ra một đơn vị như vậy, chúng tôi nói kỹ hơn ở mục dưới đây.
Tiêu chí tư vấn sản phẩm, thiết bị, nội thất và dịch vụ doanh nghiệp khi chọn đơn vị chuyển văn phòng
Đồ đạc của một công ty tech khác hẳn đồ đạc của văn phòng luật hay công ty thương mại thông thường. Máy chủ, switch mạng, màn hình đồ họa, ổ lưu trữ NAS — toàn thứ nhạy cảm với rung lắc và tĩnh điện. Kinh nghiệm xử lý đúng loại thiết bị này mới là tiêu chí hàng đầu, quan trọng hơn mức giá rẻ.
Thiết bị điện tử cần cách đóng gói khác bàn ghế thông thường
Một vài dấu hiệu giúp bạn nhận ra đơn vị có kinh nghiệm thật, chứ không chỉ quảng cáo suông.
- Có vật liệu đóng gói chống sốc và túi chống tĩnh điện riêng cho linh kiện điện tử. Không dùng chung bọc nilon với bàn ghế.
- Nhân viên chụp ảnh, dán nhãn sơ đồ dây cáp trước khi tháo. Nhờ vậy lắp lại đúng vị trí, không mất nửa ngày dò lỗi.
- Hợp đồng ghi rõ giá trị bảo hiểm cho từng nhóm thiết bị, không chỉ một dòng chung chung “đền bù theo thỏa thuận”.
Bảo hiểm hàng hóa là phần nhiều công ty tech bỏ qua, vì nghĩ chuyển văn phòng chỉ vài tiếng, xui thì chịu. Một chiếc máy chủ mini tầm trung hiện nay giá không dưới 40-50 triệu đồng, chưa tính dữ liệu bên trong. Nếu đơn vị vận chuyển không có bảo hiểm rõ ràng, công ty gần như phải tự gánh mọi thiệt hại. Sự cố xảy ra lúc đó sẽ không có ai đứng ra chịu trách nhiệm.
Về chi phí tham khảo, dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói cho quy mô 30-50 nhân sự thường dao động 8-20 triệu đồng. Mức giá còn tuỳ số lượng máy chủ và khoảng cách di chuyển. Đơn vị có bảo hiểm đầy đủ thường báo giá cao hơn khoảng 15-20% so với đơn vị không bảo hiểm. Đó là khoản chênh đáng bỏ ra, nếu tính đến rủi ro mất một chiếc máy chủ trị giá vài chục triệu.
Cách nhận biết đơn vị thật sự có kinh nghiệm
Một dấu hiệu đáng tin khác là đơn vị có quy trình vận hành theo chuẩn. Chúng tôi từng review các đơn vị đạt chứng nhận ISO uy tín tại Việt Nam ở nhiều ngành dịch vụ khác. Có chứng nhận không đồng nghĩa mọi thứ hoàn hảo. Nhưng ít nhất đó là bằng chứng họ có quy trình, có kiểm soát chất lượng, chứ không làm tùy hứng.
Với máy chủ và hạ tầng mạng, khâu đấu nối lại sau khi chuyển mới hay trục trặc nhất. Vấn đề này còn đáng ngại hơn cả lúc khuân vác thiết bị. Bên mình từng ghi lại kinh nghiệm dựng lại hạ tầng server cho một ứng dụng logistics sau đợt chuyển trụ sở. Phần lớn thời gian nằm ở việc cấu hình lại IP tĩnh và trỏ domain. Khâu bê máy chỉ mất một buổi sáng. Đơn vị chuyển văn phòng có kỹ thuật viên IT đi kèm để hỗ trợ đấu nối là một điểm cộng lớn. Giá có nhỉnh hơn vài phần trăm cũng đáng để cân nhắc.
Sai lầm phổ biến nhất chúng tôi thấy là chọn đơn vị giá rẻ nhất trong ba báo giá. Nhiều công ty quên hỏi kỹ về bảo hiểm hay kinh nghiệm đồ điện tử. Đến lúc hỏng máy chủ, hợp đồng không ghi gì cụ thể, hai bên cãi nhau về mức đền bù. Mẹo đơn giản là hỏi thẳng đơn vị trước khi ký hợp đồng. Họ đã từng chuyển văn phòng cho công ty công nghệ nào chưa? Quy trình đóng gói server của họ ra sao? Đơn vị chuyên nghiệp trả lời rành mạch. Đơn vị tay ngang thường ấp úng hoặc lảng sang chuyện khác.
Lợi ích khi thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói
Lợi ích đầu tiên, dễ thấy nhất, là thời gian. Một đội chuyển văn phòng chuyên nghiệp với 6-8 người có thể dọn xong một văn phòng 40 nhân sự trong một ngày cuối tuần. Nhân viên công ty chỉ việc thu dọn đồ cá nhân, phần còn lại có người lo. Sáng thứ Hai, mọi người vào văn phòng mới, máy đã lên bàn, mạng đã chạy, gần như không mất ngày làm việc nào.
Lợi ích thứ hai nằm ở việc giảm rủi ro thất lạc và hư hỏng. Đơn vị trọn gói thường có sẵn danh sách kiểm kê thiết bị trước và sau khi chuyển, đối chiếu từng món. Thiếu một sợi cáp hay lệch một chiếc màn hình, họ biết ngay để xử lý. Nếu để cả tuần sau mới phát hiện thì đã muộn.
Cơ hội làm mới không chỉ nằm ở văn phòng
Có một điều ít người để ý. Giai đoạn chuyển văn phòng cũng là lúc nhiều công ty tranh thủ làm mới những thứ khác. Văn phòng mới, địa chỉ mới — đôi khi đó cũng là dịp công ty làm mới hình ảnh thương hiệu trên kênh bán hàng. Chúng tôi từng thấy một khách hàng vừa dọn văn phòng, vừa đầu tư lại thiết kế website kinh doanh online. Họ muốn đồng bộ từ hình ảnh văn phòng thật đến giao diện bán hàng trên mạng. Hai việc tưởng không liên quan, làm cùng lúc lại đỡ tốn công xoay xở hai lần.
Cuối cùng, thuê trọn gói còn giúp công ty giữ được năng suất chung. Đội sale vẫn gọi khách được, đội dev vẫn deploy được. Chỉ có vài người phụ trách hành chính bận rộn hẳn lên trong tuần chuyển văn phòng. Với một công ty tech đang chạy đua tiến độ sản phẩm, đó là khoản tiết kiệm khó tính ra tiền nhưng rất thật.
Bước đi đúng khi công ty tech chuyển sang văn phòng mới
Quay lại chuyện anh Minh, cuối cùng công ty anh chọn thuê một đơn vị chuyên chuyển văn phòng cho khối công nghệ. Đơn vị này có bảo hiểm rõ ràng cho từng máy chủ. Chi phí nhỉnh hơn tự làm khoảng vài triệu đồng. Đổi lại, cả team không mất một ngày làm việc nào, và không món đồ nào hỏng khi lắp đặt lại.
Nếu công ty bạn cũng đang đứng trước một đợt chuyển văn phòng, đừng chỉ so giá. Hãy chủ động nhờ đơn vị tư vấn sản phẩm, thiết bị, nội thất và dịch vụ doanh nghiệp phù hợp, đồng thời hỏi kỹ về kinh nghiệm xử lý thiết bị điện tử và yêu cầu xem hợp đồng bảo hiểm. Nhớ đặt lịch vào cuối tuần để không ảnh hưởng công việc. Tốt nhất nên chốt đơn vị trước ngày chuyển ít nhất 1-2 tuần. Như vậy họ có đủ thời gian khảo sát văn phòng cũ, chuẩn bị đúng vật liệu đóng gói. Một quyết định đúng ở khâu này giúp cả công ty bước sang chặng phát triển mới. Không ai muốn mở đầu chặng đó bằng một đống thiết bị hỏng cần sửa.