Nhân viên đã nghỉ việc nhưng chùm chìa vẫn còn trong túi
Chuyện khóa cửa thông minh thường bắt đầu từ một chùm chìa còn nằm trong túi người đã nghỉ việc. Nghe thì nhỏ. Nhưng ở nhiều văn phòng nhỏ, chẳng ai nhớ mình đã phát bao nhiêu chìa, cho ai, từ bao giờ.
Chúng tôi gặp tình huống này khá thường. Công ty có tám, mười người, chìa cửa chính được sao ra vài bản từ ngày thuê mặt bằng. Người nghỉ trả lại một chìa, nhưng ai biết họ có sao thêm bản nào không?
Thay ổ khóa mỗi lần có người nghỉ là cách an toàn nhất. Nhưng nó vừa tốn thời gian vừa dễ bị bỏ qua, nhất là khi công việc đang dồn. Rốt cuộc nhiều nơi chọn cách đơn giản hơn: để nguyên và hy vọng.
Kiểm kê chìa khóa: ai đang giữ, bao nhiêu bản, ai có quyền vào ngoài giờ
Trước khi nghĩ tới việc đổi thiết bị, hãy làm một việc rất rẻ: kiểm kê. Chỉ cần một bảng tính đơn giản với vài cột. Tên người giữ chìa. Số bản chìa đã nhận. Ngày nhận. Người đó có được vào ngoài giờ làm việc không.
Bảng này nhìn sơ sài nhưng thường làm lộ ra vài điều bất ngờ. Chúng tôi hay thấy hai điểm yếu lặp đi lặp lại. Một là chìa thừa của người thuê trước, chủ cũ để lại mà không ai thu hồi. Hai là chìa của nhà thầu cũ, như đội sửa chữa hay đơn vị vệ sinh đã hết hợp đồng. Những chiếc chìa ấy vẫn mở được cửa của bạn.
Từ chùm chìa sang mã, thẻ hoặc vân tay: vận hành hằng ngày thay đổi ra sao
Khi chuyển sang khóa điện tử, thay đổi lớn nhất là mỗi người có một cách mở riêng. Mỗi người một mã, một thẻ hoặc một dấu vân tay. Ai nghỉ việc, bạn thu hồi đúng quyền của người đó trong vài phút, không cần đổi ổ cho cả văn phòng.
Giờ cao điểm cũng cần tính. Nếu nhiều người ra vào liên tục lúc đầu giờ và giờ nghỉ trưa, cách mở phải đủ nhanh. Vân tay và thẻ thường nhanh hơn việc bấm mã dài. Thẻ còn dễ cấp cho nhiều người một lúc. Văn phòng đông người nên tìm hiểu thêm về nhóm khóa dùng thẻ từ.
Thiết kế phân quyền cho văn phòng: thành viên cố định, ngoại giờ, khách, vệ sinh
Phân quyền là việc quyết định ai được vào lúc nào. Cách đỡ rối nhất là gom người dùng theo khung giờ và mức độ tin cậy. Đừng cấp quyền từng người một cách tùy hứng.
| Nhóm | Cách mở gợi ý | Thời hạn |
|---|---|---|
| Thành viên cố định | Vân tay hoặc mã riêng | Đến khi nghỉ việc |
| Làm ngoài giờ | Mã hoặc thẻ riêng, bật thêm khung giờ cho phép | Theo ca hoặc theo tháng |
| Khách, đối tác | Mã tạm, do người phụ trách cấp | Vài giờ đến một ngày |
| Nhân viên vệ sinh, bảo trì | Mã riêng, chỉ trong khung giờ làm việc đã thỏa thuận | Theo hợp đồng dịch vụ |
Với nhóm thành viên cố định, khóa vân tay cho văn phòng gọn hơn cả, vì không ai phải mang theo gì.
Mã tạm cho đối tác hoặc nhân viên dịch vụ nên luôn có thời hạn rõ ràng. Hết việc là mã hết hiệu lực. Bạn không cần nhớ để đi thu hồi.
Chọn khóa cửa thông minh phù hợp cửa văn phòng
Trước khi nhìn vào tính năng, hãy nhìn vào cánh cửa. Một ổ khóa tốt vẫn có thể không lắp vừa. Bạn cần biết chất liệu và độ dày cánh cửa. Cửa mở vào trong hay ra ngoài, mở trái hay phải. Cửa làm bằng gỗ, sắt hay kính.
Cửa kính văn phòng là trường hợp hay gặp nhất. Nó thường cần phụ kiện riêng và cách bắt khác với cửa gỗ. Hãy chụp ảnh cửa, đo kích thước và gửi cho bên bán trước khi đặt hàng.
Khi đã có thông số cửa, hãy xem các dòng khóa cửa thông minh TICKLOCK. Đối chiếu từng thông số với điều kiện cửa thực tế. Nếu cửa của bạn không chuẩn, đừng ngại hỏi tư vấn. Hỏi trước bao giờ cũng rẻ hơn khoan đục lại.
Nhật ký ra vào và chuyện riêng tư của nhân viên
Hầu hết khóa điện tử ghi lại thời điểm mở cửa. Đây là tính năng hữu ích nhưng cũng nhạy cảm. Nhân viên có quyền biết công ty ghi nhận điều gì về họ.
Chúng tôi khuyên thông báo minh bạch cho đội ngũ ngay từ đầu. Nói rõ khóa có ghi giờ ra vào, ai xem được và lưu bao lâu. Việc này tránh được những lời đồn không cần thiết.
Chỉ giữ dữ liệu ở mức cần cho việc quản lý. Nhật ký sinh ra để truy lại khi có sự cố, như mất đồ hay cửa mở bất thường. Nó không nên thành công cụ soi từng phút ai đến muộn. Nếu khóa đồng bộ nhật ký qua mạng, hãy bảo đảm wifi ở cửa ổn định. Mặt bằng nhiều tầng có thể xem thêm gợi ý về thiết bị mạng wifi cho văn phòng.
Bàn giao nhân sự trong 15 phút: quy trình cấp và thu hồi quyền
Khi có người mới hoặc người nghỉ, việc cấp và thu hồi quyền nên gói trong khoảng mười lăm phút. Quy trình càng ngắn càng ít bị bỏ qua. Chúng tôi hay chia thành hai danh sách.
Ngày đầu, người phụ trách làm theo thứ tự này:
- Cấp mã, thẻ hoặc đăng ký vân tay cho người mới.
- Hướng dẫn cách mở và cách xử lý khi cửa không nhận.
- Cho người mới tự thử mở cửa một lần.
Ngày cuối thì khác. Bạn thu hồi mã hoặc thẻ của người nghỉ. Mở nhật ký xem lần vào gần nhất. Nếu văn phòng còn dùng mã chung, hãy đổi luôn mã đó. Làm xong, ghi một dòng vào sổ để lần sau nhìn lại được.
Những điểm dễ bỏ sót khi văn phòng thuê lại hoặc chuyển chỗ
Văn phòng thuê lại có một lưu ý nhỏ nhưng quan trọng. Bạn cần xin phép chủ nhà trước khi thay ổ khóa. Nhiều hợp đồng thuê ghi rõ điều này, và chủ nhà thường muốn giữ một chìa cơ dự phòng. Hãy thống nhất ai giữ chiếc chìa đó và giữ ở đâu.
Khi hết hợp đồng, bạn phải có phương án tháo lắp. Ổ khóa điện tử tháo ra rồi, cánh cửa cần được trả lại hiện trạng ban đầu. Chụp ảnh cánh cửa trước khi lắp và sau khi tháo sẽ giúp tránh tranh cãi.
Nếu văn phòng sắp dọn sang chỗ mới, hãy tính chuyện tháo lắp vào kế hoạch dọn dẹp chung. Bài chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói gợi ý cách chia việc để không sót hạng mục nào.
So sánh chi phí đổi sang khóa điện tử với chi phí quản lý chìa cũ
Muốn so sánh công bằng, hãy tính tổng chi phí chứ đừng chỉ nhìn giá thiết bị. Với khóa điện tử, bạn cộng thiết bị, công lắp đặt, pin dùng hằng năm và thời gian xử lý mỗi khi đổi người. Với chìa cơ, bạn cộng tiền sao chìa và tiền đổi ruột khóa mỗi lần có người nghỉ. Đừng quên rủi ro mất đồ nếu chìa lọt ra ngoài.
Chúng tôi không đưa ra một con số chung, vì giá phụ thuộc loại cửa, mẫu khóa và số người dùng. Cách làm đúng là xin báo giá theo cánh cửa văn phòng của bạn. Bạn có thể gửi yêu cầu qua website của đơn vị cung cấp, kèm ảnh cửa và số người cần cấp quyền.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng khoảng 10 người nên dùng cách mở khóa nào?
Với khoảng mười người, vân tay hoặc thẻ thường tiện hơn mã chung, vì mỗi người có quyền riêng và dễ thu hồi. Bạn nên giữ thêm mã làm phương án dự phòng. Hãy chọn cách mở theo thói quen của đội ngũ chứ không theo tính năng nổi bật.
Mất điện hoặc hết pin thì nhân viên có vào được văn phòng không?
Phần lớn khóa điện tử dùng pin, nên mất điện lưới không ảnh hưởng nhiều. Khi pin yếu, khóa thường báo trước bằng âm thanh hoặc đèn. Bạn nên giữ chìa cơ dự phòng ở nơi an toàn và thay pin theo lịch, đừng chờ cạn mới thay.
Khóa điện tử có lắp được lên cửa kính khung nhôm không?
Có mẫu lắp được, nhưng còn tùy kiểu khung và độ dày cánh cửa. Cửa kính thường cần phụ kiện kẹp riêng. Hãy gửi ảnh và kích thước cửa cho bên bán để được kiểm tra trước khi đặt.
Văn phòng của bạn còn dùng chùm chìa cũ và muốn gọn lại? Hãy gửi cho chúng tôi ảnh cánh cửa cùng số người ra vào. Chúng tôi sẽ cùng bạn dựng bảng phân quyền và chọn dòng khóa vừa đủ dùng.