Với một công ty tech quy mô nhỏ, phòng họp là nơi diễn ra gần như mọi cuộc trao đổi quan trọng với khách hàng và đối tác. Thế nhưng không ít đội ngũ vẫn lúng túng khi phải tự quyết định đầu tư gì cho phòng họp. Mua loại cao cấp thì lo tốn kém. Mua loại rẻ thì sợ dùng không bền. Chúng tôi viết bài này từ những lần đồng hành cùng các đội ngũ như vậy, hy vọng bạn sẽ có hướng đi rõ ràng hơn khi tư vấn chọn thiết bị âm thanh phòng họp.
Vì sao âm thanh họp trực tuyến thường là điểm nghẽn?
Chúng tôi từng làm việc với một startup mười hai người. Phòng họp của họ chưa tới mười lăm mét vuông. Mỗi lần họp online với đối tác nước ngoài lại gặp trục trặc. Giọng người nói vọng lại, lúc đứt lúc nối.
Đối tác nghe không rõ nên phải hỏi lại liên tục. Buổi họp đáng lẽ kéo dài ba mươi phút lại bị kéo dài gần gấp đôi, chỉ vì lỗi âm thanh. Đây là tình huống khá phổ biến.
Loa và micro tích hợp trên laptop chỉ phù hợp với một người ngồi gần màn hình. Khi cả phòng cùng tham gia một cuộc gọi, nhược điểm lộ ra ngay. Tiếng vọng, thường gọi là echo, là lỗi dễ gặp nhất. Tiếng điều hòa hay bước chân người đi lại cũng dễ lọt vào micro. Người ngồi xa bàn thì gần như không được thu.
Hậu quả không chỉ là mất thời gian. Đối tác có thể cảm thấy bạn thiếu chuyên nghiệp. Có lúc thông tin quan trọng còn bị hiểu sai. Việc sửa lại thường tốn kém hơn nhiều so với đầu tư đúng ngay từ đầu.
Khó khăn thứ hai nằm ở ngân sách. Founder nào cũng muốn chi đúng chỗ. Nhưng thiết bị hội nghị chuyên dụng hay bị gắn mác dành cho doanh nghiệp lớn. Thực tế, thị trường có nhiều dòng tầm trung, giá chỉ vài triệu đồng, đủ dùng cho phòng bốn đến tám người. Nhiều công ty nhỏ chưa biết bắt đầu từ đâu, nên hoặc mua đại món rẻ nhất, hoặc trì hoãn mãi.
Hai tiêu chí quan trọng khi chọn thiết bị
Trước khi quyết định mua, hãy xác định phòng họp đang thiếu gì nhất. Từ kinh nghiệm tư vấn nhiều đội ngũ tech nhỏ, chúng tôi thường bắt đầu với hai tiêu chí chính.
Tiêu chí đầu tiên là khả năng lọc tiếng ồn. Đây là công nghệ tự động loại bớt âm thanh xung quanh, chẳng hạn tiếng gõ phím hay tiếng quạt, chỉ giữ lại giọng người đang nói. Công ty tech thường đặt phòng họp gần khu làm việc mở, nên tiêu chí này gần như bắt buộc. Thiếu nó, mọi âm thanh nền sẽ trộn vào cuộc gọi, và đối tác sẽ nhanh chóng khó chịu.
Tiêu chí thứ hai là chọn đúng theo diện tích. Thiết bị thường ghi rõ bán kính thu âm, tức khoảng cách micro bắt giọng rõ ràng. Dòng phổ thông thu tốt trong phạm vi ba đến năm mét. Phần lớn phòng họp của đội ngũ nhỏ chỉ rộng mười đến hai mươi mét vuông, nên dòng này đã quá đủ. Mua thiết bị bán kính tám đến mười mét cho phòng nhỏ thì phần tính năng thừa gần như không bao giờ được dùng tới.
Kiểm tra nhanh trước khi xuống tiền
Khi đi khảo giá, chúng tôi hay gợi ý khách hàng rà nhanh vài điểm để tránh mua về rồi mới thấy thiếu. Kết nối cần linh hoạt, nên ưu tiên thiết bị hỗ trợ cả USB lẫn Bluetooth và chạy ổn trên nhiều nền tảng họp khác nhau. Nút chỉnh âm lượng và tắt mic nằm ngay trên thân máy sẽ tiện hơn hẳn việc mở phần mềm mỗi lần.
Bảo hành cũng là chi tiết dễ bị bỏ qua. Mười hai tháng là mức tối thiểu nên có. Nếu có đại lý tại Việt Nam, việc đổi trả sẽ nhanh gọn hơn nhiều.
Âm thanh chỉ là một phần của bài toán trang bị phòng họp. Nhiều công ty khi nâng cấp cũng tính luôn phần hình ảnh để đầu tư một lần cho gọn. Nếu bạn đang cân nhắc thêm phần này, có thể tham khảo cách chọn máy chiếu phù hợp cho phòng họp công ty công nghệ nhỏ, nơi chúng tôi đã phân tích khá chi tiết.
Lộ trình đầu tư tiết kiệm cho đội ngũ nhỏ
Biết tiêu chí rồi thì bước tiếp theo là bắt đầu từ đâu, nhất là khi ngân sách còn hạn chế. Chúng tôi luôn khuyên khách hàng đi từng bước, đừng cố mua trọn bộ ngay từ đầu.
Bước đầu tiên là chọn một chiếc loa mic tích hợp cơ bản, tức loa và micro gộp chung trong một thân máy. Đặt giữa bàn họp là dùng được ngay. Dòng này thường có giá khoảng hai đến bốn triệu đồng, đủ cho họp trực tuyến hằng ngày với phòng dưới tám người.
Một khách hàng của chúng tôi làm phần mềm gia công, có mười lăm nhân sự. Họ dùng đúng dòng này gần hai năm mà chưa phải thay. Lý do khá đơn giản: họ chỉ họp với đối tác vài lần mỗi tuần, nhu cầu không cao, và thiết bị cơ bản vẫn đáp ứng tốt.
Câu chuyện sẽ khác khi công ty lớn lên. Nhân sự tăng, tần suất họp dày hơn, phòng họp cũng có thể mở rộng. Lúc đó thiết bị cơ bản bắt đầu hụt hơi, nhất là khi bán kính thu âm không còn phủ kín phòng. Đây là thời điểm nên cân nhắc nâng cấp. Bạn có thể mua thêm micro mở rộng rời, thường gọi là expansion mic, rồi kết nối vào loa chính. Vùng thu được mở rộng mà không cần thay cả bộ mới, tận dụng thiết bị cũ và chỉ bù phần còn thiếu.
Ngoài âm thanh, nhiều đội ngũ cũng tranh thủ sắp xếp lại bàn ghế khi nâng cấp phòng họp. Nếu bạn đang có kế hoạch này, bài các thương hiệu ghế văn phòng được ưa chuộng tại Việt Nam có thể là gợi ý hữu ích.
Một lưu ý chúng tôi hay nhắc: đừng chốt mua ngay khi thấy giá rẻ bất ngờ trên sàn thương mại điện tử. Thiết bị không rõ nguồn gốc thường thiếu driver hoặc phần mềm đi kèm, cắm vào máy tính công ty đôi khi không nhận. Hãy ưu tiên đại lý có bảo hành. Giá có nhỉnh hơn một chút nhưng bớt được rất nhiều thời gian đổi trả về sau.
Đầu tư đúng trọng tâm để phòng họp nhỏ vẫn chuyên nghiệp
Chọn thiết bị âm thanh phòng họp không cần cầu kỳ ngay từ đầu. Hiểu rõ diện tích phòng và tần suất họp, rồi chọn đúng mức lọc tiếng ồn cần thiết là đã đủ. Một chiếc loa mic tích hợp vài triệu đồng có thể đáp ứng tốt giai đoạn đầu, và bạn nâng cấp dần khi đội ngũ lớn lên.
Nếu team marketing cũng đang tính thêm công cụ, bạn có thể đọc cách xây dựng bộ công cụ công nghệ tinh gọn cho phòng marketing. Nguyên tắc đầu tư đúng thứ cần trước cũng áp dụng được cho nhiều phòng ban khác. Một phòng họp nhỏ hoàn toàn có thể vận hành chuyên nghiệp như công ty lớn.